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Em formato de relatório, o diagnóstico contém informações necessárias que ajudam o gestor a evitar decisões equivocadas
O diagnóstico empresarial existe para que os gestores possam fazer uma análise inicial de uma empresa ou instituição. A observação consiste em levantamentos desde organogramas à estrutura organizacional, processos financeiros de compra, venda e entrega que envolvam contas a pagar e a receber. No geral, o diagnóstico funciona para o conhecimento da situação atual de uma empresa, auxiliando na tomada de decisões.
De acordo com o administrador Ernesto Antunes*, a partir do momento que um consultor entra em uma empresa, é preciso conhecer a situação de antemão para que, no segundo momento, seja possível sugerir melhorias. “Eu diria que a primeira etapa do grande diagnóstico, como chamamos, envolve entrevistas com os líderes da empresa. A gente solicita uma pesquisa de clima organizacional para conhecer como é o nível de motivação dos colaboradores e perspectivas para ter a visão do cliente interno, o colaborador”, afirma.
Ernesto pontua que, atualmente, se observa que muitos empresários e microempresários não conhecem efetivamente sua empresa, o que leva a não saber quais são seus pontos fortes e fracos. O diagnóstico apresenta o resultado e a visão da empresa e, por meio dele, o gestor passa a conhecê-la.
Quem pode fazer?
Empresários de negócios de qualquer porte podem fazer a análise. Antunes aconselha tanto o Microempreendedor Individual (MEI) como o Microempreendedor (ME) a fazerem o diagnóstico antes mesmo de abrir sua empresa, por meio do plano de negócios inicial. “Ele pode ser feito como um pré-diagnóstico que antecede a abertura de um negócio. Depois de determinado período, você faz outro para analisar o andamento da empresa.”
O administrador destaca que com o diagnóstico se tem o máximo de informações, pois ele visa minimizar riscos nas tomadas de decisões futuras. Outro ponto da análise, é que ela baseia-se em situações planejadas confrontando com situações reais. “O gestor planeja vender 2x e se no final vender 1x, então, o diagnóstico apresenta informações comparativas.”
Onde guardas as informações?
Hoje, as médias e grandes empresas já possuem sistemas gerenciais e informatizados, utilizando planilhas e relatórios de vendas. Ernesto ressalta que o micro e pequeno empreendedor podem usar sistemas e planilhas eletrônicas de acompanhamento para o diagnóstico empresarial. “Muitas vezes, o ME e o MEI ainda utilizam o caderno. É muita informação na agenda e a gente tenta, no primeiro momento, transferir isso para uma planilha e depois passar para um sistema integrado, onde ele possa consultar informações do ano anterior, e ter esses relatórios no momento que ele deseja.”
Ernesto chama a atenção para a pouca quantidade de empresários que têm em mãos o diagnóstico com as atuais informações sobre a empresa. “Muitas vezes, somos chamados para fazer determinada consultoria e temos que retroceder para buscar essas informações.” Segundo ele, o passo a passo indicado é captar diversas informações de todas as áreas, dependendo do porte da empresa. Uma indústria, por exemplo, precisa de informações sobre a compra da matéria prima ou da área comercial.
Com que frequência realizá-lo?
Hoje, como o dinamismo de mercado, o administrador aconselha a fazê-lo de seis em seis meses. “Antes se fazia com um período maior, como a cada dois anos. Hoje, semestralmente se pode atualizar as informações.” Dependendo do porte da empresa, ele indica fazer mensalmente para se ter uma análise dos números e resultados de mercado.
Ernesto destaca que atualmente a resiliência dá facilidade para mudar o rumo na tomada de decisão. “É preciso fazer um diagnóstico constante porque vão surgindo novos fornecedores, novos clientes, novos concorrentes a todo momento. Hoje, nesse cenário competitivo, se você não conhecer sua empresa você não traça metas e objetivos.”
Para Antunes, o risco de não trabalhar com esse relatório é “trabalhar baseado no ‘achismo’’. Ele ressalta que quando se faz o diagnóstico, se tem o risco calculado. Muitas vezes, a empresa sai do mercado porque o gestor não mede o impacto e o risco. São essas informações que dão condições de tomar uma decisão mais assertiva.”
Sobre a importância de se ter uma planilha contendo os dados de um negócio, o administrador pondera sua importância por causa das crises e dificuldades do mercado. “Analisar o dia a dia, ver a evolução, enxergar uma empresa de dentro para fora e de fora pra dentro ajuda o gestor porque ele precisa ter todas essas informações na mesa para tomar a decisão certa. Às vezes, errar uma vez é um caminho sem volta”, finaliza.
*Ernesto Antunes é consultor empresarial do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado do Ceará (Sebrae/CE)
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