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Eficiência e produtividade: os benefícios de aplicar o POP ao seu negócio

Imagem mostra uma mesa de trabalho com diversos notebooks e várias pessoas. A visão é aérea. No centro, uma pessoa passa um relatório para outra. O objetivo é ilustrar um POP.

Foto: Rawpixel/Pixabay

Aplicar o Procedimento Operacional Padrão a um negócio auxilia na criação de uma padronização das tarefas, além de reduzir erros e desperdícios de materiais

Administrar um negócio, antes de tudo, exige planejamento. Estabelecer a padronização de uma atividade auxilia o gestor a manter um modelo de produção e a garantir eficiência e qualidade de um processo. O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento, em forma de checklist ou fluxograma, que descreve o passo a passo para a execução de uma determinada tarefa.

Ele funciona como uma “receita de bolo”, afirma a administradora Elayne Alencar*. Segundo ela, o objetivo do POP é propiciar padrão na realização de uma atividade dentro da empresa, garantindo que seja administrada sempre da mesma forma, obedecendo a padrões previamente definidos, seja por questão de atendimento à legislação ou determinada norma técnica, quer seja para gerar eficiência no processo e qualidade nos produtos.

Elayne destaca que os POP são importantes para as empresas porque contribuem para o estabelecimento ter padrão de qualidade. “Isso ajuda a evitar desperdício e aumentar a produtividade. Em empresas de alimentação fora do lar, por exemplo, isso é uma realidade muito perceptível”, pontua.

Como elaborar o Pop?
Elaborar um Pop varia de negócio para negócio, a depender do seu tamanho e área de atuação. A administradora observa que ele contém as etapas de uma tarefa, os responsáveis por fazê-la, os materiais que serão utilizados e a frequência com que deve ser executado. Essas informações ficarão disponíveis para todos que exercem o mesmo ofício, criando um modelo sistematizado. “Há um grande ganho em nível de organização para a empresa.”

Para se desenvolver um Procedimento Operacional Padrão, o primeiro passo é escolher a atividade para o qual ele será criado, como, por exemplo, a higienização de um setor. Elayne explica que o próximo passo é indicar o objetivo, que é “padronizar a higienização da cozinha”. A partir daí se tem atividade, objetivo e local definidos. “A linguagem deve ser clara com palavras rápidas. Em seguida, é preciso conversar com os envolvidos no processo da realização das tarefas e com seu responsável, seja ele coordenador do setor ou um diretor.”

Elayne cita como exemplo uma empresa que implanta os POPs relacionados à segurança dos alimentos que ela prepara. “Ela consegue reduzir ou eliminar riscos de contaminação, tanto para clientes quanto para funcionários, minimiza as chances de falha das equipes e o retrabalho, além de obter produtos de qualidade, estabelecendo uma boa imagem e reputação no mercado.”

*Elayne Alencar é analista da Unidade de gestão da Inovação e sustentabilidade do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Ceará (Sebrae/CE)

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