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Utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina: o 5S visa reduzir o desperdício e melhorar o ambiente de trabalho das empresas

Muitas empresas buscam um padrão de organização para gerir seus projetos, mas podem tropeçar quando o fator é dar continuidade a essa prática. Dentro de perspectiva, processos de gestão podem auxiliar equipes a conseguirem seguir padrões mais eficientes. O 5S é uma ferramenta de qualidade que ajuda do planejamento à manutenção de um negócio, podendo ser aplicado desde grandes corporações até pequenas e médias empresas.

Ernesto Antunes, administrador de empresa e consultor organizacional*, conta que o sistema surgiu no Japão pós-Segunda Guerra Mundial, quando o País precisava ser reconstruído. Pensou-se em uma ferramenta com cinco sensos que pudessem ser aplicados em sua restauração. O sucesso do 5S foi eficaz ao ponto dele ser levado para a vida pessoal e profissional. Então, se chegou à conclusão da eficácia desse sistema como parte do processo organizacional.

A sigla representa a letra inicial de cinco palavras em japonês. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, cada uma correspondendo a um pilar (utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina). O 5S visa reduzir o desperdício, onde tudo que há no espaço é utilizado de maneira correta. Ernesto relata que essa nomenclatura tem sido melhorada de acordo com cada empresa. O consultor cita como benefício a redução de tempo, custo, espaço e distância no local de trabalho.

Riscos
Algumas empresas não possuem um modelo de padronização, o que dificulta a organização. Fazer tudo de maneira emergencial e com negligência pode ser o custo de processos não sistematizados. Por ser um sistema educacional e exigir um processo de mudança, ainda se encontra resistência por parte de funcionários e este é um dos pontos a serem trabalhados, informa o consultor.

“A falta de um sistema organizacional interno pode acarretar acumulação de materiais que não serão utilizados, perda de tempo na busca de algo causado pela desorganização no espaço de trabalho”, afirma Ernesto. “Muitas vezes o profissional fica impressionado. Trabalhar em um ambiente agradável gera produtividade. O 5S é um programa que cada vez mais está sendo utilizado porque também ajuda na economia.”

O sistema

Utilização (Seiri): a arte de colocar fora coisas inúteis. Descartar o que é desnecessário e liberar espaço é o primeiro passo a ser dado no processo de organização.
Organização (Seiton): a arte de pôr cada coisa em seu lugar. Após o descarte e com o ambiente mais amplo, é a hora de arrumar o local.
Limpeza (Seiso): a arte de tirar o pó. Fazer a inspeção e higiene do espaço ajuda a melhorar o aspecto do ambiente de trabalho.
Padronização (Seiketsu): a arte de padronizar. Criar métodos de arrumação e triagem que facilitem a localização das coisas.
Disciplina (Shitsuke): a arte de fazer as coisas naturalmente. Após descartar o que for desnecessário, reorganizar o espaço, fazer a higiene do local e padronizar as coisas para que seja fácil detectá-las, agora é hora de ter disciplina para que tudo isso se torne um hábito.

*Ernesto Antunes é consultor do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado do Ceará (Sebrae/CE)

 

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